Borykanie się z nierzetelnymi płatnikami to nieprzyjemna bolączka, która pozbawia snu olbrzymie rzesze nie tylko polskich przedsiębiorców. Wiele osób bezskutecznie stara się odzyskać należne im pieniądze, stosując rozmaite zabiegi windykacyjne.

Zadanie staje się jeszcze trudniejsze, gdy wszelkie ustalenia mają formę wyłącznie umowy ustnej. Czy istnieje szansa na skuteczne wyegzekwowanie swoich praw w takiej niekomfortowej sytuacji?

Umowa ustna – czy ma moc prawną?

Czym w ogóle jest umowa ustna? Mówiąc najprościej, to porozumienie pomiędzy dwiema osobami, na przykład przedsiębiorcami. Umowa może składać się wyłącznie z kilku prostych elementów, jak określenie ceny oraz formy zapłaty. Nie wymaga napuszonych formuł prawnych ani długiej listy paragrafów. Umowa zaczyna obowiązywać od razu, w momencie pojawienia się oświadczenia woli.

Wspomniane oświadczenie może przybierać rozmaite formy. Należy jednak pamiętać, że aby umowa była ważna, wszystkie jej elementy muszą być w pełni zrozumiałe i nie mogą budzić najmniejszych wątpliwości u żadnej ze stron. Kodeks cywilny podaje, iż za najpopularniejsze formy oświadczenia woli uznaje się:

• formę pisemną,
• formę ustną,
• akty notarialny.

Nie ma zatem przeszkód formalnych do zawierania umów ustnych w biznesie i życiu prywatnym. Wyjątek stanowią tylko pojedyncze, zdefiniowane przez kodeks czynności, które wymagają zachowania specjalnej formy umowy, aby nie utracić ważności. Zalicza się do nich między innymi: zabezpieczenie obrotu prawnego, pozyskiwanie dowodu na potrzeby sporu przed sądem itp.

Warto zdawać sobie z tego sprawę, aby w pełni zabezpieczyć swoje interesy na przyszłość.

Czy umowa ustna daje bezpieczeństwo dochowania postanowień?

Niestety, w przypadku umowy ustnej często mamy do czynienia z działaniem zbudowanym na sporym zaufaniu między przedsiębiorcami. Jak zaznacza Mariusz Pietuszyński z firmy Straetus, zajmującej się profesjonalną windykacją: prawo polskie zezwala na umowę ustną, jednak sprawia ona, że będziemy się borykali z udowodnieniem, że w ogóle została ona zawarta. Będziemy konieczne potrzebować powołania świadków. Można pracować w oparciu o zlecenie, jak działa choćby cały transport. W przypadku usług warto mieć określony zakres oraz sposób odbioru.

W biznesie powinniśmy zatem stosować zasadę ograniczonego zaufania, dzięki czemu zabezpieczymy odpowiednio swoje interesy. Pamiętajmy, że nie każda współpraca zmusza nas do podpisywania wielostronicowych umów. Niekiedy wystarczy najprostszy dokument, w którym określimy tylko:

• opis zlecenia (zakres praw i obowiązków obu stron),
• czas wykonania,
• rodzaj i kwotę wynagrodzenia,

Jeśli jednak nie dopilnowaliśmy spisania tego typu umowy na początku, wówczas po ustaleniach ustnych, warto wysłać podsumowanie rozmowy w formie mailowej, jak zaleca specjalista: Kiedy coś ustalamy ustnie, warto wysłać maila z podsumowaniem po rozmowie. Takie działanie potwierdza stan faktyczny. Jeśli klient się nie odniesie, uznajemy, że nie wyraża sprzeciwu – jak zaznacza Mariusz Pietuszyński. A to daje nam już bezpieczeństwo.

Sama umowa lub mail z podsumowanie to nie wszystko. Czy istnieją inne dokumenty, które mogą być przydatne? Po wykonaniu zlecenia, powinniśmy również postarać się o potwierdzenie odbioru towaru lub potwierdzenie wykonania usługi. Dopiero tego typu oświadczenie staje się podstawą do wystawienia faktury oraz daje szanse na łatwiejsze dochodzenie swoich praw w razie ewentualnych problemów.

Pamiętajmy, że faktura to tylko dokument księgowy. Zdecydowanie ważniejsze jest to, co występuje przed nią.

Dbanie o dokumentację, podstawą dla odzyskania pieniędzy

Warto mocno stąpać po ziemi. Umowa ustna sprawdza się w świecie utopijnym, w którym dla wszystkich stron dane słowo jest ściśle związane z honorem – pewnym i niezachwianym. Niestety, rzeczywistość nie jest aż tak przyjemna, dlatego warto zawczasu zabezpieczyć swoje interesy podpisując umowy lub choć dbając o przesłanie drogą mailową punktów, określających zakres prac oraz warunki współpracy.

Warto przechowywać także pełną korespondencję, wszelkie smsy lub maile – zarówno z etapu omawiania zlecenia, jak i późniejszych sporów o płatności. Szczególnie przydatne mogą być wiadomości od nierzetelnego płatnika, w których informuje nas, że zapłaci, ale w późniejszym terminie, gdy upora się z trudnościami. W świetle prawa oznacza to uznanie długu. Wówczas sprawa jest bezsporna i możemy z taki dowodem udać się do sądu.

Konkret, przygotowanie i porządek sprawdzają, że będziemy mogli zdecydowanie łatwiej dochodzić swoich praw na drodze windykacji polubownej oraz sądowej.

Warto zatem zadbać o proste formalności już na samym starcie – zajmie to raptem kilka minut. Dobrze spisać nawet krótką umowę, która zagwarantuje komfort. W innym razie, czeka nas późniejsze żmudne dochodzenie praw w sporze z człowiekiem, dla którego dane słowo może nie mieć nic wspólnego z jakimkolwiek honorem. A czy na pewno mamy na to czas, energię i ochotę?